CONDITIONS GÉNÉRALES DE PARTICIPATION AUX SÉJOURS
E.L.F.S en vadrouille
Séjours organisés en France et à l'étranger
Les présentes Conditions Générales de Participation, ci-après dénommées « CGP », s'appliquent aux séjours organisés par l'association E.L.F.S en vadrouille, en France et à l'étranger.
Elles définissent les conditions d'inscription, de règlement, d'annulation, de participation et de déroulement des séjours proposés par l'association.
Elles complètent les informations figurant sur le devis, la facture, le programme du séjour, la fiche d'inscription, la fiche famille, la fiche sanitaire ainsi que les informations pratiques communiquées aux responsables légaux.
Lorsque des conditions particulières sont prévues pour un séjour, celles-ci complètent les présentes conditions générales.
Les dispositions légales et réglementaires impératives applicables aux accueils collectifs de mineurs prévalent sur toute disposition contraire des présentes conditions.
1. INSCRIPTION AU SÉJOUR
L'inscription d'un enfant à un séjour est effectuée par son ou ses représentants légaux.
L'inscription devient définitive sous réserve :
- de la disponibilité des places ;
- de l'acceptation du dossier par l'association ;
- de la réception des documents demandés ;
- du règlement des sommes exigibles selon les modalités prévues.
Les responsables légaux certifient l'exactitude des informations communiquées à E.L.F.S en vadrouille.
Toute modification concernant la situation de l'enfant et susceptible d'avoir une incidence sur son accueil ou sa sécurité doit être communiquée à l'association avant le début du séjour.
L'inscription de l'enfant implique l'acceptation des présentes Conditions Générales ainsi que du règlement et des informations spécifiques communiquées pour le séjour.
2. PRIX DU SÉJOUR
Le prix du séjour est indiqué sur le devis et/ou la facture transmis à la famille.
Sauf indication contraire, le prix comprend :
- l'hébergement ;
- les repas et collations prévus au programme ;
- les activités et sorties prévues ;
- l'encadrement ;
- les transports prévus dans le cadre du séjour ;
- les prestations expressément indiquées dans le programme.
Les dépenses personnelles de l'enfant ne sont pas comprises dans le prix du séjour.
Pour les séjours à l'étranger, les frais liés aux documents personnels, visas, autorisations, dépenses personnelles ou prestations non prévues au programme restent à la charge de la famille lorsqu'ils ne sont pas expressément inclus.
3. COTISATION ANNUELLE
La cotisation annuelle d'adhésion à l'association E.L.F.S en vadrouille est distincte du prix du séjour.
Elle est due lors de l'adhésion et doit être réglée selon les modalités communiquées par l'association.
La cotisation annuelle est non remboursable.
Elle reste acquise à l'association notamment en cas :
- d'annulation du séjour par la famille ;
- de non-participation de l'enfant ;
- de maladie ;
- de départ anticipé ;
- d'annulation du séjour par l'association,
sauf disposition légale impérative contraire.
La cotisation annuelle n'est donc jamais incluse dans le calcul du remboursement du prix du séjour.
4. MODALITÉS DE RÈGLEMENT
Le règlement du séjour peut être effectué :
- en une seule fois ;
- en plusieurs fois selon l'échéancier indiqué sur le devis ou la facture ;
- par chèques-vacances ANCV lorsque ce mode de paiement est accepté ;
- au moyen de dispositifs d'aide aux vacances lorsque le séjour et la famille remplissent les conditions du dispositif concerné.
Pour tout paiement échelonné, les dates et montants des échéances sont indiqués sur le devis ou la facture.
Sauf accord écrit contraire, l'intégralité du prix du séjour doit être réglée au plus tard 7 jours avant le début du séjour.
Les aides CAF, Pass'Colo, AVE, ANCV ou autres dispositifs d'aide sont soumises à leurs propres conditions d'attribution.
La famille reste responsable des sommes qui ne seraient finalement pas prises en charge par le dispositif concerné.
5. DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
Avant le début du séjour, les responsables légaux doivent transmettre l'ensemble des documents demandés par l'association.
Selon le séjour et la destination, ces documents peuvent notamment comprendre :
- fiche famille ;
- fiche sanitaire ;
- justificatifs de vaccination ;
- pièce d'identité de l'enfant ;
- pièce d'identité du représentant légal ;
- autorisation de sortie du territoire ;
- documents relatifs à l'autorité parentale lorsque nécessaire ;
- assurance ;
- carte européenne d'assurance maladie lorsque nécessaire ;
- ordonnances médicales ;
- autorisations parentales ;
- coordonnées des personnes à contacter en cas d'urgence ;
- documents spécifiques exigés par le pays de destination.
L'absence d'un document indispensable peut empêcher la participation de l'enfant au séjour lorsque celui-ci est légalement ou matériellement nécessaire.
Pour les séjours à l'étranger, les familles sont responsables de la validité des documents personnels de l'enfant.
E.L.F.S en vadrouille communique les informations administratives dont elle dispose concernant la destination, mais ne peut garantir l'acceptation d'un document par une autorité étrangère.
6. ANNULATION PAR LA FAMILLE
Toute demande d'annulation doit être adressée à E.L.F.S en vadrouille par écrit, notamment par courrier électronique.
La date de réception de la demande écrite détermine les conditions d'annulation applicables.
Annulation plus de 15 jours avant le début du séjour
Les sommes versées au titre du séjour sont remboursées intégralement.
La cotisation annuelle reste acquise à l'association et n'est pas remboursable.
Annulation 15 jours ou moins avant le début du séjour
50 % du prix du séjour restent acquis à E.L.F.S en vadrouille au titre des frais d'annulation.
Les 50 % restants sont remboursés à la famille.
La cotisation annuelle reste également acquise à l'association.
Non-présentation
En cas de non-présentation de l'enfant au départ sans annulation préalable, aucun remboursement du prix du séjour ne sera effectué, sous réserve des dispositions légales impératives applicables.
7. ANNULATION POUR RAISON MÉDICALE
En cas d'annulation pour raison médicale, les responsables légaux doivent informer l'association dans les meilleurs délais et fournir, lorsque cela est demandé, un justificatif médical établissant que l'enfant ne peut pas participer au séjour.
La présentation d'un certificat médical ne donne pas automatiquement droit à un remboursement intégral.
Les conditions d'annulation prévues à l'article 6 restent applicables.
Ainsi :
- annulation plus de 15 jours avant le séjour : remboursement du prix du séjour ;
- annulation 15 jours ou moins avant le séjour : 50 % du prix du séjour restent acquis à l'association ;
- non-présentation ou annulation après le début du séjour : aucun remboursement automatique.
À titre exceptionnel, E.L.F.S en vadrouille peut décider d'accorder un remboursement total ou partiel lorsque les circonstances le permettent, notamment lorsque les prestations concernées peuvent être annulées ou remboursées par les prestataires.
Une telle décision exceptionnelle ne crée pas de droit automatique pour les autres situations.
La famille est invitée à souscrire une assurance annulation adaptée lorsqu'elle souhaite couvrir les conséquences financières d'une maladie ou d'un événement empêchant la participation de l'enfant.
8. ANNULATION OU MODIFICATION PAR E.L.F.S EN VADROUILLE
E.L.F.S en vadrouille peut modifier le programme d'un séjour lorsque cela est nécessaire notamment en raison :
- de conditions météorologiques ;
- d'impératifs de sécurité ;
- d'une décision administrative ;
- de contraintes liées aux transports ;
- de l'indisponibilité d'un prestataire ;
- d'un changement de conditions locales ;
- de circonstances exceptionnelles ;
- ou de toute autre situation indépendante de la volonté de l'association.
Lorsque cela est possible, une activité pourra être remplacée par une activité équivalente ou adaptée.
E.L.F.S en vadrouille peut également annuler un séjour lorsque sa réalisation devient impossible ou lorsque le nombre minimal de participants prévu pour le séjour n'est pas atteint.
En cas d'annulation du séjour par l'association, les sommes versées au titre du séjour seront remboursées conformément aux dispositions applicables.
La cotisation annuelle reste distincte du prix du séjour et demeure non remboursable, sauf disposition légale impérative contraire.
9. DÉPART ANTICIPÉ
En cas de départ volontaire de l'enfant à la demande de la famille pendant le séjour, aucun remboursement automatique des journées ou prestations non consommées ne sera effectué.
En cas de départ anticipé pour raison médicale, aucun remboursement automatique ne sera dû.
La situation pourra toutefois être examinée par l'association lorsque certaines prestations peuvent être récupérées ou remboursées.
En cas d'exclusion de l'enfant pour un comportement grave ou incompatible avec la sécurité du groupe, aucun remboursement automatique du séjour ne sera effectué.
Les éventuels frais supplémentaires liés au retour anticipé pourront être facturés à la famille lorsque ceux-ci résultent du comportement de l'enfant et que les conditions légales le permettent.
10. SANTÉ ET INFORMATIONS MÉDICALES
Les responsables légaux doivent fournir une fiche sanitaire complète et à jour pour chaque enfant.
Ils doivent notamment signaler :
- les allergies ;
- les traitements ;
- les problèmes de santé connus ;
- les contre-indications ;
- les vaccinations ;
- les recommandations médicales particulières ;
- toute information nécessaire à la sécurité et à la prise en charge de l'enfant.
Toute information importante concernant la santé de l'enfant doit être communiquée à l'association avant le début du séjour.
Une information médicale volontairement omise ou incomplète pouvant compromettre la sécurité de l'enfant pourra entraîner une réévaluation de sa participation au séjour.
11. MÉDICAMENTS
Les médicaments ne peuvent être administrés à un mineur que dans les conditions prévues par la réglementation applicable.
Lorsqu'un traitement doit être administré pendant le séjour, la famille doit fournir :
- l'ordonnance médicale en cours de validité ;
- les médicaments dans leur emballage d'origine ;
- les médicaments clairement identifiés au nom de l'enfant ;
- les instructions nécessaires au traitement.
Les médicaments ne doivent pas être remis directement à l'enfant lorsque leur administration nécessite une prise en charge par l'équipe d'encadrement.
En cas d'urgence médicale, E.L.F.S en vadrouille peut contacter les services de secours et prendre toute mesure nécessaire à la protection de l'enfant.
12. FRAIS MÉDICAUX
Les responsables légaux restent responsables des frais médicaux qui ne sont pas pris en charge par leur régime de protection sociale, leur assurance ou toute autre couverture applicable.
Lorsque l'association est amenée à avancer des frais médicaux pour l'enfant, les sommes correspondantes pourront être demandées à la famille lorsqu'elles ne sont pas prises en charge par un organisme compétent.
Pour les séjours à l'étranger, les familles doivent vérifier avant le départ les conditions de couverture médicale de l'enfant dans le pays concerné.
Il est notamment recommandé de vérifier la couverture des frais médicaux, de l'assistance et du rapatriement.
13. ASSURANCES
E.L.F.S en vadrouille souscrit les assurances nécessaires à son activité conformément aux obligations applicables.
Les responsables légaux sont informés de l'intérêt de souscrire une assurance individuelle accident couvrant leur enfant.
Pour les séjours à l'étranger, il est recommandé de disposer d'une assurance couvrant notamment :
- les frais médicaux ;
- l'assistance ;
- le rapatriement ;
- les accidents ;
- l'annulation du séjour.
Lorsque l'association demande une attestation d'assurance, celle-ci doit être fournie avant le départ.
14. RAPATRIEMENT D'URGENCE ET INCIDENT
En cas d'urgence médicale, d'incident grave ou de situation nécessitant le retour anticipé de l'enfant, E.L.F.S en vadrouille prend les mesures nécessaires à sa sécurité.
Les responsables légaux doivent être joignables pendant toute la durée du séjour.
Lorsqu'un retour anticipé est nécessaire, les responsables légaux doivent organiser la récupération de l'enfant dans les meilleurs délais.
Si les parents ne sont pas disponibles, l'enfant pourra être confié à une personne majeure préalablement désignée et autorisée par écrit.
Si aucune personne n'est renseignée sur la fiche famille, une autorisation écrite spécifique pourra être demandée avant la remise de l'enfant à un tiers.
En cas d'urgence, l'association pourra contacter les services de secours, les autorités compétentes ou tout professionnel nécessaire à la protection de l'enfant.
15. TRANSPORT
Lorsque le transport est compris dans le séjour, il est organisé selon les modalités indiquées dans le programme.
Les enfants sont accompagnés par les membres de l'équipe d'encadrement conformément aux règles applicables.
Les enfants doivent respecter les consignes de sécurité données par les encadrants et les transporteurs.
Le port de la ceinture de sécurité est obligatoire lorsqu'elle est disponible.
Les horaires et itinéraires peuvent être modifiés en cas de :
- retard ;
- incident technique ;
- perturbation des transports ;
- conditions météorologiques ;
- décision d'une autorité ;
- événement indépendant de la volonté de l'association.
Ces adaptations sont réalisées en priorité dans l'intérêt et pour la sécurité des participants.
16. SÉCURITÉ ET DISCIPLINE
La participation à un séjour collectif implique le respect des règles de vie collective et des consignes données par l'équipe d'encadrement.
Les enfants doivent notamment respecter :
- les autres participants ;
- les encadrants ;
- les prestataires ;
- les locaux ;
- le matériel ;
- les règles de sécurité.
Tout comportement dangereux, violent, gravement perturbateur ou incompatible avec la sécurité du groupe pourra entraîner une intervention immédiate de l'équipe.
En cas de comportement grave ou répété, l'association pourra décider du départ anticipé de l'enfant lorsque son maintien dans le séjour n'est plus compatible avec la sécurité du groupe.
Les responsables légaux devront alors organiser la récupération de l'enfant dans les meilleurs délais.
Les éventuels frais supplémentaires occasionnés par ce retour pourront être facturés à la famille lorsque les conditions légales le permettent.
17. EFFETS PERSONNELS
Les familles sont invitées à limiter les effets personnels apportés au séjour au strict nécessaire.
Il est fortement déconseillé d'apporter :
- objets de valeur ;
- sommes importantes en espèces ;
- appareils coûteux ;
- objets fragiles ou difficilement remplaçables.
Les vêtements, sacs, chaussures et autres effets personnels doivent, dans la mesure du possible, être identifiés au nom de l'enfant.
E.L.F.S en vadrouille prend les mesures raisonnables nécessaires à la sécurité des effets personnels des enfants.
Toutefois, l'association ne peut garantir l'absence de perte, de vol ou de détérioration des effets personnels pendant le séjour.
L'association ne pourra être tenue responsable d'une perte, d'un vol ou d'une détérioration lorsqu'aucune faute ou négligence qui lui est imputable n'est établie.
Cette limitation ne s'applique pas lorsque la responsabilité de l'association est engagée conformément aux dispositions légales applicables.
Les éventuels objets confiés directement à un membre de l'équipe d'encadrement pour être conservés ou transportés sont placés sous la responsabilité de l'association pendant la période où ils lui sont effectivement confiés, sous réserve des dispositions légales applicables.
18. LUNETTES ET DISPOSITIFS NÉCESSAIRES
Les responsables légaux doivent signaler à l'association, avant le séjour, tout dispositif nécessaire à l'enfant, notamment :
- lunettes correctrices ;
- appareil auditif ;
- dispositif médical ;
- autre équipement indispensable à la vie quotidienne de l'enfant.
Ces équipements doivent, dans la mesure du possible, être identifiés au nom de l'enfant.
Les familles sont invitées à fournir un étui adapté permettant de ranger les lunettes lorsque leur port n'est pas nécessaire pendant certaines activités.
E.L.F.S en vadrouille prend les mesures raisonnables permettant de limiter les risques de perte ou de détérioration.
Toutefois, l'association ne peut garantir l'absence de perte ou de casse.
En cas de perte ou de détérioration, la responsabilité d'E.L.F.S en vadrouille ne pourra être engagée que lorsqu'une faute ou une négligence imputable à l'association est établie, sous réserve des dispositions légales applicables.
En l'absence de faute ou de négligence imputable à l'association, les frais de remplacement ou de réparation restent à la charge de la famille ou de son assurance.
19. OBJETS OUBLIÉS
Les familles doivent vérifier que toutes les affaires de l'enfant sont récupérées à la fin du séjour.
Les objets trouvés sont conservés pendant une durée raisonnable permettant leur récupération.
Les frais éventuels d'expédition ou de retour des objets oubliés peuvent être facturés à la famille.
À l'issue de cette période, les objets non réclamés pourront être donnés à une association caritative ou éliminés lorsque leur nature ou leur état ne permet pas leur conservation.
20. UTILISATION DE L'IMAGE
La prise et l'utilisation de photographies ou vidéos représentant un enfant à des fins de communication, de promotion ou d'illustration de l'association sont soumises à une autorisation spécifique du représentant légal.
Le refus d'autorisation ne peut empêcher l'enfant de participer au séjour.
Les modalités d'utilisation des images, leur finalité et les supports concernés sont précisés dans l'autorisation de droit à l'image.
Les images utilisées par l'association doivent respecter la dignité, la vie privée et l'image de l'enfant.
Les photographies de groupe sur lesquelles l'enfant n'est pas identifiable peuvent être utilisées dans les conditions autorisées par la réglementation applicable.
21. SÉJOURS À L'ÉTRANGER
Pour les séjours à l'étranger, les familles doivent s'assurer que l'enfant dispose de tous les documents nécessaires à son voyage.
Selon la destination, peuvent notamment être nécessaires :
- pièce d'identité ou passeport ;
- visa ;
- autorisation électronique de voyage ;
- autorisation de sortie du territoire ;
- assurance voyage ;
- carte européenne d'assurance maladie lorsque celle-ci est applicable ;
- documents médicaux ;
- autres documents exigés par les autorités du pays de destination.
Les conditions d'entrée peuvent varier selon la destination et la nationalité de l'enfant.
L'association communique aux familles les informations administratives dont elle dispose au moment de la préparation du séjour.
La famille reste responsable de la validité des documents personnels de l'enfant.
E.L.F.S en vadrouille ne pourra être tenue responsable d'une impossibilité de voyager résultant d'un document manquant, expiré, invalide ou refusé par une autorité, sauf faute imputable à l'association.
22. RÉCLAMATIONS
Toute difficulté rencontrée pendant le séjour doit, lorsque cela est possible, être signalée rapidement à l'équipe d'encadrement afin de permettre à l'association de rechercher une solution.
Toute réclamation concernant le séjour peut être adressée par écrit à E.L.F.S en vadrouille.
L'association s'engage à examiner les réclamations dans un délai raisonnable.
Lorsque les règles relatives à la médiation de la consommation sont applicables, les coordonnées du médiateur compétent sont communiquées dans les documents contractuels ou les mentions légales de l'association.
23. DONNÉES PERSONNELLES
Les informations personnelles communiquées par les responsables légaux sont utilisées uniquement pour les besoins :
- de l'inscription ;
- de l'organisation du séjour ;
- de la sécurité de l'enfant ;
- du suivi administratif ;
- de la gestion des paiements ;
- des obligations légales de l'association.
Les données de santé sont traitées uniquement lorsqu'elles sont nécessaires à la sécurité et à la prise en charge de l'enfant, conformément aux règles applicables.
Les responsables légaux disposent des droits prévus par la réglementation relative à la protection des données personnelles.
Les informations détaillées concernant le traitement des données figurent dans la politique de confidentialité de l'association.
24. CAS DE FORCE MAJEURE ET CIRCONSTANCES EXCEPTIONNELLES
E.L.F.S en vadrouille ne pourra être tenue responsable d'une modification ou d'une impossibilité d'exécuter une partie du séjour résultant d'un événement extérieur échappant raisonnablement à son contrôle.
Peuvent notamment être concernés :
- conditions météorologiques exceptionnelles ;
- catastrophes naturelles ;
- décisions administratives ;
- restrictions sanitaires ;
- fermeture d'un site ou d'une activité ;
- perturbations importantes des transports ;
- événements affectant la sécurité ;
- troubles graves ou événements locaux.
Dans ces situations, l'association pourra adapter le programme afin de garantir autant que possible la sécurité et le bon déroulement du séjour.
25. DROIT DE RÉTRACTATION
Lorsque les règles relatives au droit de rétractation sont applicables, elles sont respectées.
Certaines prestations liées à des activités de loisirs, à l'hébergement ou à d'autres prestations fournies à une date ou pendant une période déterminée peuvent être exclues du droit de rétractation conformément à la réglementation applicable.
26. DROIT APPLICABLE
Les présentes Conditions Générales sont soumises au droit français.
Les séjours organisés dans le cadre des accueils collectifs de mineurs sont soumis aux dispositions légales et réglementaires applicables à ces accueils.
Aucune disposition des présentes conditions ne peut avoir pour effet de supprimer ou de limiter un droit dont les responsables légaux bénéficient en vertu d'une disposition légale impérative.
Si une disposition des présentes conditions devait être déclarée nulle ou inapplicable, les autres dispositions resteraient applicables dans la mesure permise par la loi.
27. ACCEPTATION DES CONDITIONS GÉNÉRALES
L'inscription de l'enfant au séjour et le règlement de tout ou partie du prix du séjour valent acceptation des présentes Conditions Générales.
Les responsables légaux reconnaissent avoir pris connaissance :
- du programme du séjour ;
- du prix ;
- des prestations incluses et non incluses ;
- des modalités de paiement ;
- des conditions d'annulation ;
- des documents nécessaires ;
- des règles de sécurité ;
- des règles de vie collective ;
- des présentes Conditions Générales.
E.L.F.S EN VADROUILLE
Association : E.L.F.S en vadrouille
Siège social : [À compléter]
Adresse : [À compléter]
E-mail : [À compléter]
Téléphone : [À compléter]
SIRET : [À compléter]
RNA : [À compléter]
Assurance responsabilité civile : [Compagnie]
Numéro de contrat : [À compléter]
Médiateur de la consommation, lorsque applicable :
[À compléter]
Date de mise à jour des présentes Conditions Générales : [À compléter]